لازم به ذکر است بدانید که داشتن یک انگیزه نامه قوی و توصیه نامه پربار می تواند تاثیر به سزایی در پذیرش فرد داشته باشد . اهمیت نگارش توصیه نامه آنجا مشخص می شود که اگر متقاضی دارای مهارتی باشد که برای اثبات آن مدرکی وجود نداشته باشد ، با نگارش توصیه نامه توسط توصیه گر معتبر ، این مهارت نیز به اطلاع تیم پذیرش دانشگاه مورد نظر فرد می رسد . از اهمیت های توصیه نامه می توان به موارد زیر اشاره کرد :
1. توصیه نامه به عنوان یک اعتبار برای شخص متقاضی مطرح می شود .
2. توصیه نامه بیانگر ضمانت شخص ثالث از فعالیت های علمی و گاها فردی شخص می باشد .
3. توصیه نامه می تواند توانمندی های ارزشمند متقاضی را در رهبری یک تیم ( در صورت دارا بودن این توانایی ) به نمایش بگذارد .
4. توصیه نامه می تواند نقاط ضعف متقاضی را برجسته کند تا دانشگاه روی آن زمینه کار کرده و فرد را در آن بهبود بخشد .

توصیه نامه ، مقاله ای 400 تا 500 کلمه ای می باشد که باید برای نوشتن آن نکاتی را در نظر داشت . نحوه نگارش توصیه نامه بسیار مهم می باشد .
استادی که عهده دار نگارش توصیه نامه است ، در ابتدا باید کاغذی که استاندارد بوده و مناسب برای نوشتن نامه اداری است را انتخاب کند . سپس متقاضی را معرفی کند و شرایط وی را توضیح دهد و دلایل شخصی خود را ذکرکند که چرا او را دارای صلاحیت تحصیل در آن دانشگاه می داند و توضیح دهد چرا دلایلش را موثر می داند . بعد از نگارش این مراحل ، استاد باید گواهی دهد که مطالب نگارش شده صحیح می باشد . در انتها هم با نوشتن نام و امضای شخصی نامه را مهر و موم کند .

نحوه ارسال توصیه نامه به 3 صورت امکان پذیر می باشد .

1. ارسال آنلاین توصیه نامه : توصیه گر می تواند با ورود به سایت دانشگاه دلخواه فرد متقاضی ، وارد قسمت ثبت توصیه نامه شود و برای فرد توصیه نامه ای بنویسد و با کلیک بر روی یک دکمه ، آن را ثبت کند .
2. ایمیل : بعضی دانشگاه ها در سایت خود امکان نگارش و ثبت توصیه نامه ندارند و توصیه گر مجبور می باشد توصیه نامه متقاضی را تایپ کرده و از طریق ایمیل برای دفتر پذیرش دانشگاه ارسال کند .
3. پست : توصیه گر بعد از نگارش توصیه نامه ، آن را به متقاضی به صورت مهر و موم شده تحویل می دهد و متقاضی آن را به آدرس پستی دانشگاه ارسال می کند .

مهم نیست که فرد متقاضی از چه طریقی توصیه نامه خود را ارسال می کند ، مسئله مهم این می باشد که تا فرصت پایانی که از طرف دانشگاه تعیین می شود ، توصیه نامه به دست دانشگاه برسد .